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Nel lavoro vince chi sfugge

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Jessica-Alessi

Specializzata in comunicazione d’impresa con Laurea in Scienze Politiche a indirizzo Internazionale, di mamma belga e padre italiano, 4 lingue, un marito e due figli maschi, dopo svariate esperienze nel modo della TV e dello spettacolo, nel 2001 fonda Secretary.it, insieme alla sorella Vania. Secretary.it è la prima community professionale che oggi rappresenta quasi 10.000 assistenti di direzione in un network fondato sulla condivisione di esperienze. La community forma, aggiorna e accompagna fior di “assistenti” preparatissimi, soprattutto in ambito culturale ed economico, che riescono a ricoprire ruoli strategici e di primaria importanza per la vita aziendale e del management di riferimento. Secretary.it lavora infatti costantemente su tutti fronti (sociale, culturale, ambientale, internazionale) per favorire, attraverso la formazione e l’aggiornamento, l’evoluzione ed il riconoscimento del “nuovo” ruolo di Assistente di direzione come business partner determinante per tutte le organizzazioni che si rispettino. Decisa e determinata, Jessica è molto attiva e concreta, affronta le sfide della vita con molto entusiasmo cercando di anticipare e risolvere i problemi e condividendo modelli virtuosi. Per chi si lascia contagiare dal #secretarypower nulla è impossibile!

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Delle segretarie o delle assistenti di direzione conosciamo solo i nomi, le voci al telefono o il loro stile nel rispondere via mail per filtrare richieste e urgenze. I volti quasi mai. Senza Filtro è andato a scavare dentro la professione e, a quanto pare, “Le segretarie non chiedono”. Un reportage costruito con Secretary.it, la community delle Assistenti di direzione.

Le segretarie non chiedono

Numero 84 - Le segretarie non chiedono

Ha 54 anni, e il suo ingresso in Mediaset si può definire di un’altra epoca: correva l’anno 1985. Aveva solo 19 anni, la patente e il diploma. In quel periodo la holding del gruppo Berlusconi assumeva tante persone, e lei, dopo aver spedito il curriculum tramite raccomandata con ricevuta di ritorno e dopo aver superato il colloquio, ha iniziato subito a lavorare come assistente di direzione. Oggi, dopo 34 anni, è ancora in Mediaset con lo stesso ruolo. E già questo la rende un caso da studiare. Ha solo cambiato “zona”: infatti negli anni è passata dalla direzione del personale alle news.
Riesco a sentirla in un momento in cui è in pausa dal lavoro. L’azienda le ha concesso un’aspettativa per assistere i genitori che hanno problemi di salute, e così Evita Paleari riesce a trovare un po&#8217; di tempo anche per me. Sospetto che se fosse stata al lavoro, difficilmente avrebbe trovato il tempo per questa intervista. A Evita ho chiesto di raccontarmi i suoi 34 anni in Mediaset, come ha vissuto le evoluzioni del suo lavoro e il rapporto con i capi, e anche perché questo è un ruolo che si declina quasi sempre solo al femminile. Ma iniziamo dal principio.
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E in principio ci fu il colloquio.
Ero fresca di scuola e sicura che la mia professoressa mi avesse insegnato tutto quello che c’era da sapere. Invece neanche il primo giorno di lavoro, ma direttamente al colloquio, mi sono scontrata con la dura realtà, cioè che nessuno ti insegna ad affrontare un colloquio di lavoro. Sei lì da sola e devi giocare la tua partita. Ancora rido quando penso che alla domanda “ci parli dei suoi hobby” io avevo paura di scrivere che la mia grande passione era la danza e scrissi: amo correre. Da quel momento in poi fui condannata, perché la mia vita fu una corsa unica.
E il colloquio come si svolse?
Prima c’era una parte scritta, un formulario da compilare. Ricordo ancora che me lo consegnò una ragazza, in tailleur, curatissima e bellissima, mentre io ero lì con le mie scarpe scalcagnate. Avevo una valanga di scarpe per ballare, ma nulla che fosse adatto a un colloquio; ero lì con un paio di Superga. Non avevo mai la scarpa adatta, non ne azzeccavo una. Mi sentivo piccola, sulla punta di quel divano arancione e meraviglioso quando quella ragazza mi porse il modulo e mi disse: “Dovrebbe riempire prima questo formulario, poi la farò parlare con il direttore così vi confronterete faccia a faccia”. Le mie ascelle erano due laghi gemelli.
<figure id="attachment_33453" aria-describedby="caption-attachment-33453" style="width: 1123px" class="wp-caption alignnone"><a href="https://www.informazionesenzafiltro.it/evita-paleari-mediaset-il-mio-lavoro-ai-tempi-del-bianchetto/evita-giovane/" rel="attachment wp-att-33453"><img class="size-full wp-image-33453" src="https://www.informazionesenzafiltro.it/wp-content/uploads/2019/10/Evita-Giovane.jpg" alt="" width="1123" height="822" /></a><figcaption id="caption-attachment-33453" class="wp-caption-text">Evita Paleari a 20 anni, appena assunta. Dopo più di trent&#8217;anni di lavoro ha scritto un libro, Per fare la segretaria devi avere le scarpe adatte</figcaption></figure>
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Eri tanto giovane, sei stata tradita dall’emozione.
Tanto che ho sbagliato due volte e per due volte mi sono fatta ridare il modulo. Sono riuscita a compilarlo solo al terzo tentativo. Quindi sono entrata nell’ufficio di questo megadirettore, e non so se sia stata l’emozione o altro, ma mi sono partiti una serie di starnuti pazzeschi. In una mano avevo il formulario, con l’altra cercavo di salvare il naso dalla goccia e con quella stessa mano ho dovuto presentarmi e ovviamente stringere quella del direttore.
Detta così fa ridere, ma lascia poche possibilità di successo. Ti sei chiesta come mai ti hanno assunta lo stesso, nonostante in quel momento fossi posseduta da un’antenata di Bridget Jones?
Me lo sono chiesta tante volte. Francamente di quello che ho detto al colloquio non ricordo nulla perché ero troppo agitata, però il pomeriggio stesso mi hanno richiamata a casa per indicarmi tutta la serie di documenti che dovevo produrre perché il posto era mio.
Il passo successivo qual è stato?
Ho fatto una serie di corsi, anche perché nelle aziende grandi la formazione era già una prassi consolidata. In quel periodo si investiva molto nella formazione del personale, un patrimonio che all’epoca non ho riconosciuto, ma che oggi è veramente oro. Magari ci fossero ancora così tanti imprenditori che hanno voglia di investire sulle loro assistenti e sui loro dipendenti. Ho fatto corsi di tutti i generi, ma quello che mi ha lasciato un segno più profondo è quello tenuto da un manager che ha spiegato l’importanza del sorridere dentro.
Be’, quello è fondamentale anche nella vita.
In realtà lì per lì io ero sconcertata. Ero davanti a un omino che mi diceva di sorridere anche mentre ero al telefono e parlavo con qualcuno che poteva essere dall’altra parte del mondo. Continuava a ripetere che il pensiero positivo e il sorriso possono essere contagiosi anche attraverso un filo, e alla fine mi resi conto che aveva ragione. Lì ho scoperto che il mio superpotere non era la danza, ma il sorriso. Da quel momento non l’ho più lasciato; questo ha cambiato il mio modo di pormi con gli altri, ma anche il modo che hanno gli altri di porsi verso di me.
Difficile che oggi si possa pensare di dedicare un corso a questi temi, anzi prima di iniziare questo reportage ho incontrato alcune assistenti e tutte lamentavano il fatto che devono lottare per fare formazione. “Tutte le volte sembra di chiedere la luna”: queste le parole testuali che hanno usato.
Oggi tutto viaggia a una velocità supersonica, e quando chiedi al capo un po&#8217; di tempo per fare formazione diventa un dramma. Non si riesce a capire che le ore spese per la formazione potrebbero far risparmiare tante altre ore di lavoro. È il ritmo del tempo che è cambiato.
Quindi paradossalmente la tecnologia ci ha permesso di risparmiare un sacco di tempo, anche e soprattutto nei luoghi di lavoro, però sembra di non averne mai abbastanza.
La tecnologia è favolosa, ma solo se non ne diventiamo succubi.
Vero è che da quando hai iniziato la tecnologia ha rivoluzionato gli strumenti e le modalità di lavoro.
Pensa che nell’85 quando entravo in ufficio, dopo aver appoggiato la giacca e la borsa, la prima cosa che facevo era togliere il fodero argentato della mia Olivetti ET, la prima macchina da scrivere elettronica. Mi sembrava di possedere una Ferrari. Sulla scrivania avevo anche una calcolatrice, un’agenda, un blocco note e un telefono (uno dei primi telefoni a tasti). E poi c’era il mitico rotolone con gli indirizzi, una ruota con tanti cartoncini divisi in ordine alfabetico. Quella era la mia rubrica.
Senza gli strumenti che hai oggi qual era la tua giornata tipo?
Quando dovevo organizzare le riunioni usavo semplicemente il telefono. Il dramma era scrivere le lettere. Le comunicazioni ai nuovi assunti ad esempio erano sempre scritte in tre copie, la carta carbone era la nostra alleata. Ancora mi manca il suo profumo; un po’ meno a mia mamma, visto che la carta carbone si appiccicava ai polsini delle camicie bianche e lei doveva lavarle con sapone di Marsiglia e olio di gomito. Una disperazione. E poi se sbagliavi era un disastro, perché l’errore si ripeteva su tutte le copie.
In effetti la mail ci ha fatto completamente dimenticare il tempo che serviva per scrivere lettere e comunicazioni. 
Per fortuna, dopo qualche anno di errori e ricopiamenti vari, una signora in Inghilterra inventò il bianchetto. Era figlia d’arte, perché suo padre faceva le vernici e lei se l’è inventato con qualche esperimento a casa e usando un pentolino.
E in quel momento ti è cambiata la vita.
Non puoi capire quanto! Perché quando eri lì che scrivevi una lettera e avevi quasi finito e facevi un errore, avresti voluto spararti. Anche perché a quel punto passavi la giornata a fare una lettera. Una sola lettera! Una volta che il bianchetto è arrivato sulle nostre scrivanie abbiamo svoltato, eravamo bravissime a diluirlo e a trovare la densità giusta perché la correzione si notasse il meno possibile. Ovviamente era il bianchetto con il pennellino, non quello di oggi con la striscia bianca già pronta. Finché non ci sono state le stampanti abbiamo lavorato così; ed era anche il periodo dei tailleur.
C’era un’etichetta ben precisa nell’abbigliamento?
In realtà nessuno ci ha mai imposto un’etichetta, ma a noi non sarebbe mai venuto in mente di metterci i jeans. Si viveva in uno status diverso, c’era un tacito dress code. Oggi tutto è cambiato, anche io vado in ufficio coi jeans, però l’impostazione di quegli anni non la dimentico.
<figure id="attachment_33454" aria-describedby="caption-attachment-33454" style="width: 1499px" class="wp-caption alignnone"><a href="https://www.informazionesenzafiltro.it/evita-paleari-mediaset-il-mio-lavoro-ai-tempi-del-bianchetto/evita-kenzo/" rel="attachment wp-att-33454"><img class="size-full wp-image-33454" src="https://www.informazionesenzafiltro.it/wp-content/uploads/2019/10/Evita-Kenzo.jpg" alt="" width="1499" height="999" /></a><figcaption id="caption-attachment-33454" class="wp-caption-text">Evita, con abito di Kenzo e guanti di Gomma</figcaption></figure>
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Qual è il capo che ti ha dato più da fare?
Non faccio nomi, ma io lo chiamavo lo 007. Faceva di tutto, si lanciava dagli elicotteri e girava da una parte del mondo all’altra. Era spericolato e un bel giorno mi disse: “Io vado a Denver per una settimana, dovresti prenotarmi anche un elicottero che mi porta ad Aspen perché vorrei farmi una sciatina. Dopo dovresti prenotarmi un aereo su Parigi perché c’è l’inaugurazione di un famoso ristorante e non voglio mancare”. Io, ancora oggi non so perché, gli ho risposto: certo!
Scusa che anno era?
Brava, hai già capito. Era il 1997, come diavolo potevo prenotare l’elicottero, l’attrezzatura da sci, il volo per Parigi e tutto il resto in una settimana? Internet non esisteva e con il mio fluido inglese, solo per trovare il numero di telefono di un aeroporto americano ci ho messo un’eternità. Poi ho dovuto contattare l’aeroporto, l’eliporto, il pilota. Non ci dormivo la notte. Pensavo: “Oddio, gli avrò detto il numero giusto degli scarponi, avrà capito bene?”. Se a 007 non fossero entrati gli scarponi una volta giunto sul cucuzzolo della montagna lo avrei sentito urlare fino a Cologno Monzese. Ho impiegato una settimana a organizzare tutto, però andò tutto bene. Oggi posso fare la stessa cosa in mezza giornata, e dico mezza giornata perché c’è di mezzo il fuso orario, altrimenti ci vorrebbe anche meno.
Quindi ad oggi pare tutto più semplice.
La tecnologia aiuta, ma fare l’assistente non è un lavoro che la sera chiudi in un cassetto: vuol dire essere a completa disposizione del capo.
Perché gli uomini che fanno questo lavoro si contano sulle dita di una mano?
Forse è necessaria quella resilienza che nello spirito femminile è un po&#8217; più spiccata. Però io spero che gli assistenti al maschile aumentino, anche perché se ci fossero più maschi forse il nostro ruolo sarebbe un po&#8217; meno stereotipato.
Si fa ancora troppa fatica a uscire dagli stereotipi.
Certo! Ma questo vale per entrambi. Ad esempio, quando dovevo partorire e mi sono trovata davanti un ostetrico maschio gli ho detto “vai via, io non ti voglio”. Lui mi ha detto “come vuoi, ma partorisci da sola perché oggi ci sono solo io”. Quindi ben venga la mescolanza dei ruoli e soprattutto ben vengano le condivisioni. Anche se, per ora, in Mediaset di assistenti maschi non ce ne sono.

Evita Paleari, Mediaset: &#8220;Il mio lavoro ai tempi del bianchetto&#8221;

Diversi anni fa, in auto, seguendo un programma radiofonico mi ha colpito una frase, il cui senso era più o meno questo: abbiate cura di un vecchio, ci vogliono molti anni per farne uno. Mi torna in mente ora: che cosa ci vuole per essere una brava assistente di direzione? Bastano gli anni? Stando ai dati di <a href="http://www.secretary.it/" target="_blank" rel="nofollow noopener noreferrer">Secretary.it</a>, la prima e unica community gratuita dedicata alle assistenti di direzione e alle loro aziende con oltre 9.500 iscritti in tutta Italia, no: non sono sufficienti.
L’età media infatti è 44 anni. I profili sono tutti diversi: diversa la provenienza geografica, diversi tipologia e settore merceologico dell’azienda per la quale lavorano (dalla spa alla onlus all’ambasciata), diversi l’inquadramento professionale e il percorso formativo. E infatti ci sono diverse tipologie di assistente di direzione: chi mantiene le distanze e ti si rivolge con il lei; quello informale che viene con te a prendere un caffè in pausa; chi ti salva la vita aiutandoti a sistemare l’agenda o a prendere un volo last-millesimo-di-secondo, e chi la vita te la complica sbagliando prenotazione alberghiera e mandandoti in un hotel a ore (anni dopo, ma doooopo!, diventa un aneddoto per gli amici, e alla fine ne ridi anche tu).
Che cosa occorre allora per diventare un assistente di direzione efficiente e preparato? Intuito, resilienza, empatia, emozioni, velocità di pensiero, relazione sono solo alcune delle competenze richieste. È un lavoro per il quale bisogna imparare a conquistarsi nuove deleghe giorno per giorno; imparare a improvvisare e ad apprendere mille competenze. Soprattutto serve esser bravi a creare un rapporto fiduciario. Sì, fiducia: non a caso l’etimologia della parola “segretaria” deriva dal latino secretum, letteralmente “colui al quale si confidano cose segrete, riservate”. Gli assistenti di direzione sono come un pozzo, perché sanno e devono sapere tutto; ma al contempo devono essere come fontane e lasciar uscire tutte le energie necessarie e le informazioni, prestando attenzione a quali-sì-quali-no, a tempi e modalità di “somministrazione” e a chi hanno di fronte.
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<h2>Massimo Fiorani, la “quota celeste” in un mondo di assistenti donne</h2>
Oggi la figura dell’assistente di direzione è molto cambiata. A raccontarmi la sua storia, e quanto gli piace fare questo lavoro iniziato un po’ per caso, è Massimo Fiorani, assistente del CEO di Deutsche Bank: “Io sono sempre stato favorevole ai cambiamenti. Diciassette anni fa in azienda c’è stato un cambio ai vertici: il nuovo AD ha trovato l’assistente di direzione del suo predecessore, poi a un certo punto ha deciso di far entrare &#8220;la sua&#8221;, Alessandra. Si è costituita così una segreteria con due donne; puoi immaginare il clima di rivalità. Un giorno Alessandra mi guarda e mi dice: ‘Devo farti una proposta, ti piacerebbe fare questo lavoro?’. ‘Io?!’, mi sono chiesto. Ci ho pensato e mi sono risposto: ‘Perché no!’. Nel frattempo ci sono stati altri cambiamenti, ma quest’anno è il mio dodicesimo anno in questo ruolo”.
Massimo rappresenta la quota celeste all’interno di un mondo prettamente femminile: degli iscritti a Secretary.it, il 99,5% è composto da donne. In Italia c’è ancora un fattore culturale abbastanza forte per cui ci sono pochi uomini che ricoprono questo ruolo, mentre all’estero le percentuali di assistenti di direzione uomini sono un po’ più alte. In Gran Bretagna, ad esempio, sono ricoperti da donne oltre il 90% di posti da segretario, tanto che è stato coniato il termine “colletti rosa”. Timidamente si affacciano i primi segnali di cambiamento e le agenzie di risorse umane inglesi hanno già iniziato a lanciare campagne di recruiting rivolte agli uomini.
C’è ancora da lavorare molto, allora, sull’aspetto culturale: in teoria uomo e donna sono totalmente intercambiabili; nella realtà ancora oggi, durante un colloquio di lavoro, le prime domande che vengono rivolte a una donna (e non solo da uomini) riguardano la sfera familiare: sei fidanzata? Hai figli? Vuoi averne? Si parla sempre di quante (poche) donne ricoprano ruoli di responsabilità nella vita pubblica o all’interno delle aziende. Non a caso in Italia si è molto discusso per la <a href="https://www.informazionesenzafiltro.it/la-leadership-della-bowerman-non-chiede-quote-rosa/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">legge sulle “quote rosa”</a>, volta a equilibrare la presenza di uomini e donne nelle sedi decisionali (dai consigli di amministrazione alle sedi istituzionali elettive). Il tutto per ridurre la discriminazione di genere, e in particolare consentire alle donne di sfondare il glass ceiling, ossia quell’invisibile ma pesante soffitto di vetro che sembra impedire loro di accedere a incarichi prestigiosi.
Frutto di un vecchio retaggio, che non concepisce il passaggio dal concetto di maternità a quello di genitorialità. Forse è il momento di abbandonare gli stereotipi e la storia delle donne multitasking. Forse bisogna iniziare a considerare i collaboratori tutti, e gli assistenti di direzione in questo caso, non in base al sesso, ma come business partner: vivono vision e mission dell’azienda, conoscono i piani aziendali e i progetti riservati; sono portatori dei valori dell’azienda; sanno veicolare le informazioni e facilitare la comunicazione interna. Forse non si parla ancora abbastanza dei lavori considerati di appannaggio femminile e svolti invece da uomini – bene, ovviamente. Perché proprio da qui può passare e affermarsi la vera uguaglianza di genere. Uomo? Donna? Non dovrebbe rilevare.
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<h2>Segretario per vocazione</h2>
“Lavoro in un ambiente soprattutto femminile e ho vissuto qualche episodio di discriminazione al contrario. Ho accettato questo lavoro come una grande sfida. All’inizio non è stato facile. Ma mi sono chiesto: perché non posso fare l’assistente di direzione, o come posso farlo al meglio, perché voglio farlo, o perché voglio farmi accettare. Ho cercato di confrontarmi con gli altri, spiegare che mi piaceva tanto, che stavo imparando. L’unico muro che ho incontrato è stato una mia omologa in Enel, qualche anno fa: proprio non sopportava il fatto che fossi io, in quanto uomo, a chiamare per prendere un appuntamento tra il mio capo e il suo o per altre attività di lavoro. Mi faceva dispetti, si vendicava un po’ nella gestione degli appuntamenti… a un certo punto per risolvere questa situazione ho dovuto far intervenire il mio capo! Non mi accettava perché, a suo dire, ‘l’uomo non può rubarci anche questo lavoro!’”.
Alla fine ha accettato Massimo, ma sempre con un po’ di riserva: ah… ancora lei che chiama. Chissà se oggi, incappando in queste righe si riconoscerebbe e sbotterebbe: ancora di lui devo sentir dire! “Il mondo va avanti, non indietro”, commenta Massimo.
È così: il mondo deve andare avanti e le donne devono essere le prime a crederci. “Sono entrato in questa community femminile per oltre il 99%, ma si può cambiare”, continua Massimo Fiorani. “Tra le donne prevale ancora il senso di competitività, è sempre guerra. Io invece non gareggio: faccio le cose come devo farle e qui finisce. Alla fine in un team dobbiamo imparare a essere intercambiabili e fare lavoro di squadra”. Una meta dalla quale, evidentemente, il gentil sesso sembra essere ancora distante. “Oggi comunque già ci sono dei primi cambiamenti: mi presento e non vengo accolto da commenti negativi dall’altra parte”.
Così a giugno, in un caldo lunedì estivo, oltre centoventi assistenti di direzione hanno lasciato le loro scrivanie per partecipare a una giornata di confronto, formazione e networking professionale. Tra i relatori, Massimo.
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Quando la segretaria è maschio

Negli ultimi vent’anni abbiamo davvero visto e vissuto profondamente il cambiamento del ruolo dell’assistente di direzione, delle dinamiche relazionali con capi e colleghi, dell’organizzazione e dei valori aziendali; ma anche degli aspetti più privati e personali delle singole persone.
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<h2>La formazione per segretarie, tasto dolente per molti</h2>
Tra i vari pregi (molti) e difetti, devo sottolineare un aspetto non del tutto entusiasmante per l’emancipazione e l’evoluzione del ruolo, soprattutto se si parla al femminile. La poca volontà di partecipare a corsi di formazione e aggiornamento professionale, con le solite mille scuse di altre priorità aziendali (gli assistenti si mettono sempre tra gli ultimi della fila), diventa un vero e proprio boomerang. Eccone alcuni esempi:
<ul>
<li>L’azienda sta vivendo un momento di grande cambiamento e non me la sento di chiedere proprio ora;</li>
<li>l’azienda ha adottato un regime di cost saving e quindi non mi sembra il caso;</li>
<li>l’azienda sta licenziando o riducendo il personale e perciò non è appropriato che chieda un corso per me;</li>
<li>nei prossimi mesi avremo una fusione/acquisizione e sarò molto impegnata, non potrò assentarmi dall’ufficio nemmeno per un minuto perché sarò troppo indispensabile per il management;</li>
<li>sto lavorando a un progetto che mi porta via un sacco di tempo e non posso dedicarmi alla formazione/aggiornamento;</li>
<li>la mia azienda non ne vuol sentir parlare, di formazione, perciò sbatto contro un muro;</li>
<li>il mio capo ha detto di no due anni fa e non ho il coraggio di chiedere ancora;</li>
<li>abbiamo appena speso xxxxx euro per la convention annuale o per il team building, non posso chiedere anch’io un corso!</li>
</ul>
L’incapacità di chiedere, mostrare e argomentare l’importanza di attività di aggiornamento e networking per l’assistente (a beneficio di tutta la popolazione aziendale: capi, colleghi, clienti, fornitori), fa nettamente trascurare la trasformazione, il progresso e il cambiamento del ruolo. Il risultato è che, per l’immaginario collettivo, questa figura professionale non serve più a nessuno; oppure si tratta di uno status symbol che pochi possono ancora permettersi, tanto la tecnologia l’ha già bella e che sostituita con Siri, Alexa e l’IA.
La donna, storicamente, ha sempre vissuto un complesso di inferiorità per fattori prettamente culturali (l’Italia è ancora un Paese assai machista). La segretaria, essendo prevalentemente donna, anche a causa della scarsa autostima dovuta a vari fattori – come la mancanza di formazione adeguata –, soffre ancora di una sorta di sottomissione alla categoria del “capo maschio”.
La mia considerazione in generale è che le persone curiose, che pretendono (da loro stesse) di migliorarsi, a prescindere dalla predisposizione di capi e azienda, sono quelle che si fanno notare e apprezzare per le loro capacità, per le loro competenze e per il continuo adattamento al cambiamento, al modo di lavorare e porsi. Coloro che invece si lamentano della propria situazione senza fare nulla per cambiarla, o che si abbattono alla prima richiesta di formazione andata a vuoto (un importante HR che stimo mi ha svelato che fino al decimo “no” si tratta di un fenomeno fisiologico), sono destinati a soccombere e probabilmente a uscire di scena.
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<h2>L’importanza del ruolo di assistente (e di una formazione adeguata)</h2>
A questa figura professionale manca la capacità di credere veramente nell’importanza del ruolo (e soprattutto nelle differenze tra i modi in cui interpretarlo), e il coraggio di emergere dall’anonimato mettendo in mostra le proprie capacità, facendosi apprezzare per le competenze acquisite e non solo per aver svolto la funzione di “crocerossina” che si prende cura dell’ammalato.
Gli assistenti oggi si occupano, oltre ai vari aspetti organizzativi dell’ufficio, della gestione dell’agenda dei capi e del team di lavoro, delle relazioni interne ed esterne, della comunicazione a 360 gradi e in particolare della brand reputation dell’azienda, dei capi e (soprattutto) della propria. Fino a ieri la segretaria era una figura destinata all’oblio, al backstage, alla massima e assoluta riservatezza. Oggi un assistente capace di gestire con delicatezza e professionalità i vari aspetti della comunicazione ha la possibilità di emergere, di far parlare di sé, di essere un esempio per gli altri (colleghi aziendali e assistenti di altre realtà) e di condividere la sua esperienza lavorativa aumentando la reputazione e la visibilità dell’azienda sul mercato.
Quindi se da un lato bisogna aumentare l’autostima e credere di più in se stessi e nel proprio ruolo, dall’altro è necessario acquisire maggiori competenze, formarsi e aggiornarsi costantemente, in particolare sui contenuti digitali, per essere assistenti evoluti, apprezzati e necessari al sistema.
L’utilizzo degli applicativi di Office basici non basta più: bisogna padroneggiare tutte le novità relative alle nuove piattaforme legate alla comunicazione, come produzione e invio email o conference video call interattive con partecipanti di varie sedi e fusi orari nel mondo; occorre saper usare le app per creare presentazioni efficaci (Power Point, Prezy, Sway) e quelle per organizzare e gestire eventi (dalla logistica alle iscrizioni alla partecipazione attiva durante l’evento), o quelle legate ai viaggi d’affari, con tutte le variabili che si possono presentare durante una trasferta.
L’evoluzione è rapida e immediata, e chi resta indietro è fuori dai giochi. Ma attenzione: non bisogna dimenticare le buone maniere e la capacità di relazionarsi ai vari livelli nel modo più elegante e corretto, nel rispetto dei valori e della mission aziendale. Questo aspetto è sicuramente quello più difficile e critico. Gli assistenti super digital spesso peccano di capacità di comunicazione e di relazione (il “bon ton”), mentre gli assistenti più esperti spesso mancano di conoscenza nello smanettamento digitale.
Questo è per esempio uno degli aspetti su cui spesso e volentieri sono chiamata a lavorare all’interno delle organizzazioni aziendali: progettiamo percorsi di formazione e aggiornamento per colmare il gap tra le generazioni, integrando le competenze degli assistenti vecchio stile con quelle più digital e aggiornate.
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<h2>Assistenti e segretarie: Italia vs estero</h2>
Finora abbiamo parlato dell’Italia; ma che differenze ci sono tra i nostri assistenti e quelli esteri?
Eccone alcune che ho potuto cogliere:
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<li>Gli assistenti italiani sono in generale meno tecnologici e capaci, digitalmente parlando, dei colleghi internazionali (fondamentalmente per mancanza di formazione nell’utilizzo di strumenti e applicativi; le aziende in Italia investono ancora troppo poco in tecnologia);</li>
<li>gli assistenti italiani sono inconsapevolmente molto più creativi e problem solver dei colleghi internazionali. Nel bene e nel male: è il cane che si morde la coda, in quanto se da un lato diventa un valore aggiunto per il ruolo e la posizione, dall’altro si evitano le soluzioni “strutturali e sistematiche” che fanno crescere e migliorare flussi e processi.</li>
</ol>
Ricordo un’importantissima società di consulenza strategica americana la cui sede di Londra ci ha chiesto di reclutare assistenti italiani da inviare loro per portare un po’ di capacità di problem solving ai colleghi inglesi, che in generale piantano i dossier sul tavolo dei loro responsabili (“this is not my job”) e si guardano bene dal cercare di trovare una soluzione se la cosa non li riguarda da vicino.
Ecco, in Italia non sarebbe consentito un atteggiamento del genere: si chiede ai collaboratori di fare l’impossibile, di trovare una via d’uscita, un escamotage per risolvere o coprire una determinata situazione. In generale ci si riesce, e si attivano così quelle doti creative e quell’inventiva molto tipica – molto italiana.
Un’assistente italiano, specie se donna, pur di sentirsi non solo utile, ma soprattutto indispensabile, è disposto a fare qualsiasi sacrificio di tempo, orario, e salto mortale per risolvere un’emergenza o per far semplicemente piacere al proprio assistito. Viene così appagato il suo senso di responsabilità, e la missione viene portata a termine.
In sostanza penso che, senza snaturare la bellezza e diversità culturale italiana, introdurre un po’ di sana competizione, desiderio di emergere e voglia di acquisire le competenze mancanti, gli assistenti italiani potrebbero essere i migliori al mondo.
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Senza formazione le segretarie sembrano Alexa

Negli ultimi vent’anni abbiamo davvero visto e vissuto profondamente il cambiamento del ruolo dell’assistente di direzione, delle dinamiche relazionali con capi e colleghi, dell’organizzazione e dei valori aziendali; ma anche degli aspetti più privati e personali delle singole persone. &nbsp; La formazione per segretarie, tasto dolente per molti Tra i vari pregi (molti) e difetti, [&hellip;]

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Delle segretarie o delle assistenti di direzione conosciamo solo i nomi, le voci al telefono o il loro stile nel rispondere via mail per filtrare richieste e urgenze. I volti quasi mai. Senza Filtro è andato a scavare dentro la professione e, a quanto pare, “Le segretarie non chiedono”. Un reportage costruito con Secretary.it, la community delle Assistenti di direzione.

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Lara Mariani

Giornalista per indole, fotografa per passione, ama vedere la realtà da alternativi punti di vista e non crede nei confini netti, né geografici né sociali. Dopo la laurea in Scienze Politiche e un master in comunicazione ha lavorato 10 anni per una casa editrice bolognese. Oggi, oltre a essere responsabile di redazione di SenzaFiltro collabora con l’ufficio comunicazione del Cefa, una ong che aiuta le comunità più povere del mondo a raggiungere l’autosufficienza alimentare. Inoltre, collabora con TerzoTropico e Tempo e Diaframma, associazioni culturali che realizzano reportage, mostre e volumi fotografici. È autrice del volume “I portici di Bologna, patrimonio di cultura e identità”, Minerva edizioni. &#8212; MAIL DI REDAZIONE: lara.m@fiordirisorse.eu

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Lea Ricciardi

Materana, consulente d&#8217;impresa con specializzazione in corporate media relations. Giornalista. Laureata in Giurisprudenza alla Sapienza di Roma, con un MBA in Gestione Integrata d&#8217;Impresa della Fondazione CUOA. Si occupa di comunicazione da diversi anni per conto di imprese grandi e piccole. Ama scrivere, alla prima occasione. Fotografa per diletto. Appassionata di vini e affini, è diplomata sommelier AIS.

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Stefania Zolotti

Direttrice responsabile di SenzaFiltro e giornalista con il debole per le relazioni e le persone. Studiosa e appassionata di geografie umane e di paesi. Con la laurea in giurisprudenza non ha mai intrapreso le classiche strade: l&#8217;unico ufficio legale in cui ha lavorato è stato quello di Altroconsumo a Milano dal 2001 al 2003, con una parentesi nella sede di Bolzano grazie al patentino di bilinguismo tedesco. Dal 2002 Collabora come freelance con la rivista Business People e dal 2023 con Artribune dove racconta storie italiane di teatri di periferia. &#8220;Sentimenti precisi&#8221; è il nome del progetto con cui dal 2021 gira l&#8217;Italia tenendo laboratori contro i blocchi della scrittura: lo fa per aziende, associazioni, scuole, singole persone e gruppi. Dal 2008 al 2017 Responsabile Comunicazione e Segretaria di direzione per una grande azienda pubblica del settore ambiente dove ha sviluppato progetti di green marketing e di educazione sostenibile. Dal 2012 contribuisce a creare e coordinare progetti per la business community FiordiRisorse, che è anche l&#8217;Associazione editrice di SenzaFiltro. Autrice del libro &#8220;Ti fai male&#8221; (2020), romanzo generazionale scritto inizialmente come ghostwriter. Ha lavorato per 20 anni come giornalista nel campo del vino e del cibo collaborando con le principali testate nazionali e pubblicando due libri: &#8220;Vino a doppio senso. Guida ironica per uomini e donne&#8221; (Gabrio Marinelli Editore, 2006) e &#8220;Il Bicchiere mezzo pieno. Liberarsi dagli esperti è il primo passo per bere bene&#8221; (Le Lettere, 2020). L&#8217;ultimo libro, di cui è curatrice, è &#8220;Coaching, maneggiare con cura&#8221; di Carlo Bisi (Edizioni FiordiRisorse, 2023). &#8212; MAIL DI REDAZIONE: stefania.z@fiordirisorse.eu

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Stefania Zolotti - Informazione senza filtro

Delle segretarie o delle assistenti di direzione conosciamo solo i nomi, le voci al telefono o il loro stile nel rispondere via mail per filtrare richieste e urgenze. I volti quasi mai. Senza Filtro è andato a scavare dentro la professione e, a quanto pare, “Le segretarie non chiedono”. Un reportage costruito con Secretary.it, la community [&hellip;]

Le segretarie non chiedono - Informazione senza filtro

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Jessica Alessi

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