Ma ci piace davvero lavorare in un open space?

Il nostro nuovo e moderno ufficio era meravigliosamente arieggiato eppure davvero oppressivo. Non c’era niente di privato.

“Operai con lo zaino in spalla”. È la definizione che le ha dato la futurologa Nicola Millard, esperta di dati, analisi e tecnologie emergenti, per parlare dei lavoratori in relazione al luogo di lavoro. Sono quelli che si porteranno il lavoro sempre dietro, armati di smartphone, tablet, laptop e cavi di tutti i tipi. Quelli abili a trovare l’habitat di lavoro ideale in un coworking, in un treno, o quelli che oggi vengono definiti “coffices”, una via di mezzo tra un bar e un ufficio.

C’è una spiegazione alla radice di questa convinzione ed è nella teoria della stessa Millard, che in un intervento al New Scientist Live di Londra ha ribadito che “gli uffici open space sono un modello che non si adatta a nessuno”. I lavoratori a stretto contatto tra di loro, secondo la futurologa, si bloccano, come se fossero intrappolati in un ascensore. Già uno studio del 2013 ha mostrato come molti impiegati negli open space siano frustrati dalle continue distrazioni e quindi lavorino peggio. Le continue interruzioni e le troppe distrazioni non giovano a nessuno, e né lei né chi scrive crede che si possa arrivare a concepire il progetto dello studio ucraino Hochu Rayu: un enorme casco, chiamato Helmfon, per concentrarsi e isolarsi dai rumori di fondo.

Rinnovamento degli spazi lavorativi: i casi Whirlpool e Indesit

Alla fine della giornata ho detto addio ai 12 paia di occhi che hanno osservato e giudicato il fatto che fossero le 17:04.

Mai come in questi anni, quelli della distrazione sempre più facile e del continuo turn over, il luogo di lavoro assume un valore decisivo in termini di produttività, di benessere del lavoratore e di rispetto della privacy. Quando Whirlpool ha acquistato per 758 milioni di euro Indesit, non ha potuto fare a meno di notare che i suoi uffici italiani di Comerio erano pensati in modo molto diverso dagli open space progettati a Fabriano da Vittorio Merloni e dai suoi dirigenti, molti dei quali hanno fatto la fortuna di diverse aziende, da Caio a Guerra.

All’epoca, i primi anni 2000 in cui gli smartphone erano ancora lontani, permettere ai dipendenti di avere una comunicazione rapida, veloce e funzionale era un’idea innovativa. Furono investite ingenti somme di denaro per “ripensare” alcuni spazi in grado di favorire lo scambio e la creatività con aree destinate alla collaborazione, open space, zone relax e postazioni non riservate alle singole persone. Ragionare su come massimizzare la comunicazione, la condivisione delle conoscenze e delle informazioni attraverso la prossimità fisica, faceva parte di un progetto di change management organizzativo.

Whirlpool aveva invece puntato su stanze chiuse, uffici nei quali la privacy era più importante della condivisione, fino a quando gli americani, padroni del Gruppo, non hanno deciso di spostare il quartier generale da Comerio (Varese) a Pero (Milano) e ripensare a un open space differente. Non isole, ma “postazioni”. Scrivanie minimal, una sola cassettiera, monitor in vista. Con un conseguente cambio di abitudini da parte di lavoratori abituati a non comunicare, che si sono trovati improvvisamente a “comunicare troppo”, o meglio a essere sovrastimolati da notifiche di tutti i tipi: mail, messaggi in chat, telefonate dei colleghi vicini.

Le 4 C dell’ufficio ideale

Che si tratti di un open space, di una stanza o di un coworking, gli spazi di lavoro dovrebbero essere focalizzati su 4 C che contribuiscono a rendere l’ambiente di lavoro più salutare e felice. Concentrazione, spazio tranquillo per potersi dedicare e concentrare su un lavoro; collaborazione; comunicazione (aree vivaci) e contemplazione (spazio libero per l’ispirazione creativa, dove rigenerarsi e rilassarsi). Il caso del nuovo stabilimento Cameo di Desenzano del Garda, inaugurato nel 2017 e che ho avuto la fortuna di visitare recentemente, è tra i più virtuosi in Italia. Spazi collaborativi, aree vivaci di scambio illuminate dalla luce naturale, sale riunioni più classiche e altre più “creative”, come quella che ricorda La Cueva dell’Isola dei Famosi, senso di appartenenza e persino storytelling, ovvero la storia dell’azienda “raccontata” attraverso i prodotti. L’azienda ha pensato a degli spazi condivisi senza l’ossessione della comunicazione a tutti i costi, mettendo il benessere del dipendente davanti alla smania della condivisione. La vera novità però sta nel fatto che gli uffici, collegati ai reparti di produzione per i 370 dipendenti, non prevedono nessuna scrivania assegnata e nemmeno telefoni.

“Il Campus, realizzato secondo standard di architettura sostenibile, – ha dichiarato il direttore generali di Cameo, Alberto de Stasio – non è solo un nuovo edificio ma un concetto basato sulla centralità delle persone”. Cameo dedica ampio spazio alle attività informali grazie ai social hub, presenti su ogni piano, al giardino interno e a tutte le zone comuni del piano terra: il ristorante, la caffetteria e le aree verdi attrezzate, dove è anche possibile lavorare. Tutto questo per una azienda che continua ad assumere persone da tutta Italia, e non solo.

Che aspetto ha l’ufficio del futuro?

Nonostante gli ovvi difetti, gli open space continuano a essere inflitti a tantissimi lavoratori.

Le grandi aziende non hanno molte alternative agli open space, oggi. Sia per motivi logistici, che per ragioni di comunicazione. Si possono ripensare gli spazi, soprattutto in considerazione delle nuove tecnologie. Mi è capitato in più di un’occasione di prendere parte a delle conference aziendali via skype tra persone che erano all’interno della stessa azienda. Viene da chiedersi quanto manchi a sdoganare definitivamente la possibilità di poter lavorare da luoghi diversi e forse più stimolanti di un ufficio rumoroso e a volte snervante.

Le nuove tecnologie hanno rivoluzionato modi e tempi di lavoro. Connettività e flessibilità, ma soprattutto il nuovo approccio generazionale, sono parole chiave per il futuro. Da un lato c’è chi crede che non serva più una scrivania e un orario fisso dalle 9 alle 18, ma che basti uno zaino dove riporre il pc, dall’altro chi continua a sostenere che l’ufficio fisico sia fondamentale per la costruzione di un team e per la socializzazione.

Nel mezzo avanzano teorie sulla possibilità di far lavorare piccoli gruppi in ambienti rassicuranti e tranquilli, dove lo scambio di idee non degenera nella confusione e la produttività cresce: è il caso di Starbucks e di Tom Shoes – non abbiamo esempi di aziende italiane. Certo, con Starbucks si gioca in casa; l’idea diventa essa stessa proposizione di valore dei propri coffices.

Ancora più complessa la situazione dei liberi professionisti, dei lavoratori senza ufficio che devono scegliere tra uno studio in casa, uno spazio in un coworking o l’affitto di costosi locali che oggi sono diventati poco sostenibili per chi deve già pagare un dazio importante in termini di tasse. Non tutti possono permettersi di lavorare da casa, e a onor del vero molti considerano frustrante l’idea di non doversi recare “altrove”, mentre il coworking continua a essere associato a una fascia di lavoratori molto giovani, che quasi sempre hanno a che fare con il digitale. Un professionista, se posizionato su una fascia di clienti alta, fa fatica a ospitarli in uno spazio condiviso, almeno qui da noi. E poi vige sempre la regola del cliente: a chi piacerebbe andare a parlare di tasse e di citazioni in giudizio in un open space o in un coworking?

I benefici degli open space nella costruzione del “cameratismo da ufficio” mascherano gli effetti negativi sulle performance lavorative. Per quanto gli impiegati si sentano a volte parte di un’impresa rilassata e innovativa, l’ambiente che si crea, alla fine della fiera, danneggia la loro attenzione, la loro produttività, il loro pensiero creativo e la loro soddisfazione. La sfida del futuro sarà quella di permettere agli operai con uno zaino in spalla di accomodarsi in posti sempre più accoglienti, discreti e silenziosi, con tutte le facilities a portata di mano, dal wi-fi a uno schermo dove attaccare il pc. Ambienti in cui ricercare la concentrazione, un bene divenuto molto più prezioso della socialità, che oggi, nella sua connotazione meno nobile, è in ogni dove: nei nostri smartphone, nelle nostre app. Forse anche troppo.