I manager sono sempre meno in ufficio, e sempre più in viaggio. Il travel management è una strategia competitiva che permette di gestire e ridurre i costi di viaggio e le spese di trasferta, ma tra le voci di costo non appare ancora il tempo. Il tempo del manager che viaggia e che deve organizzare […]
I manager sono sempre meno in ufficio, e sempre più in viaggio. Il travel management è una strategia competitiva che permette di gestire e ridurre i costi di viaggio e le spese di trasferta, ma tra le voci di costo non appare ancora il tempo. Il tempo del manager che viaggia e che deve organizzare il proprio lavoro, gestirlo, ottimizzarlo. “Non sono in ufficio, vedrò la mail quando rientro, tra un paio di giorni” non è più una risposta attendibile nel 2015. Formare manager preparati a lavorare anche in viaggio, anzi a sfruttare le opportunità che il viaggio dà è, non solo un’esigenza, ma un vero e proprio vantaggio competitivo. Oggi la tecnologia ci mette a disposizione tutto per lavorare nelle migliori condizioni possibili e non parliamo solo di smartphone, call e social network. Parliamo anche di Hub, possibilità di networking e perché no, di studio.
Un manager, in ufficio, non ha molto tempo per studiare e per formarsi su un libro o su una rivista durante una giornata di ordinaria amministrazione. Durante un volo intercontinentale sì. E anche durante un viaggio in treno, magari. Tutto sta ad organizzarsi. Non basta telefonare alla segretaria e fare la lista della spesa, non è questo il travel management. E nemmeno fare l’inoltro di mail allo stagista. Lo smartphone nuovo di zecca non serve a quello, in compenso permette al manager di sfruttare delle App che possono aumentare la sua performance e l’organizzazione della trasferta.
Prima tra tutte, una buona agenda. Le agende degli impegni sono sempre molto fitte e Google Calendar si confonde con impegni fissati da altri per noi. Calendario PocketLife, in questo senso, è molto più “pulita” perché non è integrata con altri (inutili) servizi.
Un manager non dovrebbe mai fare a meno della working app Pocket: se accedere all’informazione utile è essenziale per chiunque lavori con i bit, saperla gestire, archiviare e recuperare al momento giusto è facile a dirsi, meno nella realtà quotidiana. Pocket è il centro su cui convergono le letture quotidiane, personali e professionali, testi lunghi e siti da approfondire. E spesso il momento giusto per approfondire è proprio il viaggio. Pocket consente l’utilizzo di tag, di parole chiave per archiviare i link di ogni tipo, in modo da avere tutto in ordine, al momento giusto, nonché di condividere queste informazioni con il nostro staff. Mai più link dispersi, articoli importanti dimenticati o tempo perso a cercare qualcosa da leggere per trasformare l’informazione in conoscenza. Stiamo parlando di business, per cui il tempo è un fattore chiave fondamentale.
Evernote serve invece a far confluire su questo servizio i link su cui lavorare, nell’immediato o in futuro. Il manager non si limita quindi a spedire gli articoli su Evernote, ma su Evernote aggiunge tag e note e li archivia in taccuini dedicati, divisi per macroargomenti (libri, lavoro, idee di business, HR, personale, progetti vari). In questo modo Pocket diventa il magazine personalizzato dal quale ritagliare link e informazioni che meritano di essere isolate dal flusso e gestite, mentre Evernote uno spazio condiviso nel quale lavorare con microstaff dedicati. Un vero e proprio ufficio, anche in viaggio. Questi due servizi sono gratuiti e alcuni hanno un servizio premium a pagamento. Al momento non consigliamo di aprire il portafogli, a meno che l’uso che se ne fa, soprattutto di Evernote, sia così intenso da superare i 60 Mb di archiviazione mensile gratuita.
Un’altra app di cui un manager non dovrebbe mai fare a meno è Wetransfer. La versione mobile permette di inviare e scaricare file molto pesanti oppure Google Drive, che applica la stessa filosofia di Evernote all’interno del macromondo Google, con i pro e i contro del caso. Se Skype è già conosciuta lo è meno Hangout di Google che, rispetto alla precedente, ha più banda, migliore qualità e la possibilità di andare in diretta su Youtube. In Italia Hangout è ancora poco sfruttata rispetto alle potenzialità che ha. Stesso discorso vale per le app di pagamento. Certo, resta più comodo far provvedere alla segretaria con bonifico, ma utilizzare Paypal o Hype consente di eliminare il contante, di avere sotto controllo le proprie spese e di velocizzare operazioni quali l’acquisto di biglietti online o la prenotazione di alberghi.
Le prenotazioni via mobile sono destinate a salire vertiginosamente nel prossimo decennio e il mobile non solo influenzerà l’intera esperienza dei viaggiatori ma modificherà anche il modo in cui i travel manager gestiscono i viaggi aziendali. Viaggiatori e travel manager, in particolare, si aspettano che le prenotazioni via mobile aumentino significativamente, raggiungendo il 25% delle transazioni effettuate online entro il 2017. Per questo scaricare l’app di Trenitalia o Skyscanner è una priorità.
Grazie a Passbook invece è possibile custodire in un unico posto virtuale tutti i biglietti, dal treno all’aereo fino alla prenotazione dell’albergo e al ticket per l’evento esclusivo. Si tratta di un’app che salva automaticamente tutti i biglietti.
Diamo naturalmente per scontato che i manager abbiano la mail installata sullo smartphone e che abbiano sostituito il messaggio pre-impostato “Inviato da iOS/ Android” con un più utile “Inviato da dispositivo mobile, risponderò più dettagliatamente appena rientro in sede”, che sappiano quando poter velocizzare le comunicazione sostituendo la formalità (e la sacralità professionale) della mail con un messaggio su WhatsApp o su Messenger di Facebook, una delle chat con il tasso più veloce di risposta, utilissima per ottenere feedback immediati. A mali estremi, anche utilizzare l’applicazione “telefono” non è una cattiva idea.
Non sottovalutate l’importanza di Slideshare per condividere le presentazioni, anche con l’esterno.
Ma soprattutto non dimenticate che il travel management è una filosofia di lavoro e di vita: significa aprirsi a nuove idee, a nuove contaminazioni, ad ambienti nuovi e ad incontri che possono renderci più produttivi. Se non soccombiamo allo stress da organizzazione. All’ansia di avere tutto sotto controllo quando ci sono strumenti che ci permettono di controllare e al tempo stesso di organizzare e pianificare. E se la rete non vi aiuta aprite un bel libro, respirate forte, oppure prendete un taccuino e una penna e guardate fuori dal finestrino del treno. Si possono prendere decisioni fondamentali anche senza wi-fi, e si può avere un’idea brillante anche senza 3G. Viaggiare è un’opportunità. L’importante è dominare gli strumenti a disposizione e non soccombere sotto il peso della tecnologia.
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